“LOS DESAFIOS DEL
DIRECTOR DE PROYECTOS CON
UN EQUIPO DE
TELETRABAJO VIRTUAL”
En la
administración de proyectos se están dando cambios en la integración de los
equipos de trabajo, si bien es cierto una de las recomendaciones es que el
equipo de trabajo este ubicado físicamente en una misma área, por diferentes
situaciones como conseguir personas con cierto tipo de habilidades, empresas
con oficinas en diferentes países o incluso el ahorro en costos de
desplazamiento entre otras cosas, ha propiciado que las personas que conforman
un equipo de trabajo estén trabajando desde diferentes sitios.
Se dice que las personas son la clave del
éxito de un proyecto, por lo que el director de proyectos debe propiciar no solo que cumplan con sus tareas si no que
estos se comprometan y colaboren para
lograr la efectividad en su equipo. Ahora
bien, lograr esta efectividad requiere de diversos factores como es el caso de
la comunicación, cuando un director de proyectos tiene la facilidad de ubicar a
los miembros del equipo en un mismo espacio, esto colabora a crear mejores
relaciones y una comunicación mas directa para lograr la meta común, sin
embargo cuando esto no es posible el director de proyectos debe plantear una
estrategia que no afecte el proyecto.
Este es el caso de los equipos de
teletrabajo virtuales, según la Guía del PMBOK, estos se definen como “un grupo de personas con un objetivo común,
que cumple con sus respectivos roles empleando muy poco o nada de tiempo en
reuniones cara a cara. Por lo general,
se utilizan tecnologías para facilitar la comunicación entre los miembros del
equipo. Los equipos virtuales pueden
estar compuesto por personas que están separadas por grandes distancias”. Aunque hay gran la similitud con un equipo de
proyecto tradicional, los equipos virtuales tienen dos características básicas:
son personas que trabajan conjuntamente como parte de un equipo pero que están
separadas geográficamente y la comunicación entre ellos se realiza por medios
como el correo electrónico, videoconferencias, entre otras tecnologías.
Al
trabajar con equipo virtuales, los procesos se podrían volver más complejos, es
aquí donde al director de proyectos (DP) se le presenta un reto más, que se
basa principalmente en cómo mantener a
las personas como un equipo con habilidades complementarias comprometidas con
un objetivo común y con responsabilidades claramente definidas y no simplemente
como un grupo de personas. Pero cuales
podrían ser los desafíos con las cuales el director de proyectos se podría
enfrentar con el trabajo a distancia? ,
al respecto podríamos mencionar:
-Seleccionar el equipo: equipos grandes
son difíciles de manejar por lo que deben plantearse un numero pequeño, 8
máximo, donde los miembros estén involucrados y comprometidos, con destrezas
complementarias y que cuenten con la disciplina.
-Infraestructura para el intercambio de
información: el DP debe asegurarse que esta plataforma de información sea
de fácil manejo y solida que permita
interactuar, gestionar y controlar las actividades por lo que es importante
potenciar el ambiente virtual de trabajo.
-Planeación
y organización: el DP define el objetivo del proyecto así como los roles y responsabilidades según los recursos
asignados, es importante la participación de los miembros del equipo en este
proceso, por lo que una primera reunión
por medio de una video conferencia donde las personas se conozcan es recomendable.
-Relaciones laborales: están se vuelven más
complejas, fragmentarias y podría darse que se vea afectada la confianza, por
lo que el DT debe propiciar la interacción, la retroalimentación constructiva,
y la participación entre los miembros del equipo para generar sentimientos de
pertenencia.
-Comunicación: esta se podría decir es la más importante, en los
equipos virtuales solo se tiene una comunicación verbal , por lo que esta podría
resultar deficiente y se podrían dar malentendidos. Por lo que según el PMBOK se debe establecer
expectativas claras, facilitar las comunicaciones, desarrollar protocolos de
resolución de conflictos incluir personas en la toma de decisiones y compartir
los éxitos.
En general, los retos aparte de lo mencionado
anteriormente, son asociados a las distancias físicas, al aspecto cultural, a
los diferentes horarios y a la parte idiomática, sin embargo si estos equipos
son bien administrados se pueden sacar
ventajas como disolución de los límites entre organizaciones y ambientes, la
flexibilidad, capacidad de respuesta, disminuir costos y una utilización optima
de los recursos, el Director de proyectos debe buscar la eficiencia tomando en
cuenta todos estos factores ya que este tipo de equipos es probable que se
vuelvan cada vez más frecuentes.
Como directores de proyectos debemos entender que lo
fundamental en un proyecto son las personas,
lo demás son las herramientas con las que estas personas trabajan, por lo que segun los desafíos que se
presentan al trabajar con un equipo de trabajo virtual, se concluye
lo siguiente:
-los equipos de teletrabajo virtual hoy en día son más
utilizados debido a la internacionalización de las empresas y a los servicios
que se ofrecen.
-se debe propiciar una comunicación efectiva donde los
miembros del equipo tengan características como la disciplina y la toma de
decisiones a distancia.
-el Director de proyectos debe mantener el espíritu de
equipo, buscando la cooperación y el compromiso de cada uno de los miembros, además
de mantener la confianza.
-la infraestructura tecnológica no debe dejarse de
lado ya que será el medio de comunicación del equipo, por lo que debe ser de
fácil acceso para todos.
-en los equipos virtuales podrían darse más conflictos
que en los equipos tradicionales por confusiones o mal entendidos, por lo que
se recomienda que el DP define desde el
principio aspectos como el horario de reuniones.
-la confianza es uno de los puntos que podría verse
afectado por la no presencia física de los miembros, por lo que es recomendable
propiciar visitas para tener reuniones cara a cara o en el caso de no ser
posible utilizar la videoconferencia, para fortalecer las relaciones y generar
un ambiente positivo.
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